Eine PAD-Datei beinhaltet alle Informationen für eine automatisierte Archivierung im DMS als Textdatei im ASCII-Format.

Das Anlegen von PAD-Dateien ist nur möglich, wenn zuvor die PDF-Erstellung im Programmregister Konfiguration aktiviert wurde:

Ab Version 4.1f02 beginnt die PAD-Datei mit einem Kopfteil (bis 5.1/ab 5.2), der im Eingabefeld Kopfzeile im ExifExtractor beliebig definiert werden kann. Jede Zeile danach repräsentiert dabei ein zu archivierendes Dokument. Eine Zeile hat hierbei bzgl. seiner Parameter den folgenden Aufbau:

Dateiliste#Löschliste#Komprimierungsliste#Dokumenttyp#Schlagwort1#Schlagwortwert1#Schlagwort2#Schlagwortwert2#...

Die einzelnen Werte bzw. Wertelisten werden hierbei durch das Rautezeichen (#) voneinander getrennt.

Der Parameter Dateiliste beinhaltet die Pfadangaben der zu archivierenden PDF-Dokumente, die durch das Zeichen | (Pipe) voneinander getrennt sind.

Achtung! In der aktuellen Version von dataIMAGING Server enthält die Liste immer 1 Element.

Die Lösch- und Komprimierungsliste legen fest, ob die Dateien der Dateiliste nach der Archivierung gelöscht bzw. ob die Dateien komprimiert archiviert werden sollen. Für jeden Eintrag in der Dateiliste muss es einen Eintrag in der Lösch- und Komprimierungsliste geben. Die einzelnen Einträge sind durch das Zeichen | voneinander getrennt. Mögliche Werte für die Einträge sind 0 und 1. Der Wert 0 zeigt an, dass die jeweilige Datei nach der Archivierung nicht gelöscht wird bzw. nicht komprimiert archiviert wird, bei Wert = 1 wird die jeweilige Datei nach einer erfolgreichen Archivierung gelöscht bzw. komprimiert archiviert.

Anschließend folgt die Liste der Beschlagwortung des zu archivierenden Dokuments. Zunächst wird die ID des Dokumenttyps angegeben. Diese stammt bspw. aus einem ERP-System. Gleiches gilt für die ID des Schlagworts (z.B. „1000“ für „Kunde“). Der dazugehörige Schlagwortwert ist ein fester definierter Wert oder ein Exif-Wert. Ein Exif-Feld kann über das Dropdown der Auflistung mittels des +-Buttons hinten angehängt werden. Es sind hierbei bis zu 20 Schlagworte (Bezeichnung und Wert) möglich.

Achtung! Es ist dringend darauf zu achten, dass alle Schlüssel- und Pflicht-Schlagworte angegeben werden, da sonst eine Archivierung der Dateien scheitert! Mit dem Klick auf den Button Prüfen kann die Syntax des Schemas überprüft werden, er garantiert jedoch nicht die inhaltliche Korrektheit.

Eine Beispielkonfiguration wäre:

Der Dateiname für die PAD-Datei kann anschließend konfiguriert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Hauptkapitel Export Text.